Αναρωτηθήκατε ποτέ γιατί, στο τέλος της εργάσιμης ημέρας σας, νιώθετε ότι δεν έχετε καταφέρει τίποτα, παρόλο που εκτελέσατε τόσες πολλές εργασίες σε μια μέρα; Είναι μια κοινή πραγματικότητα που βιώνουν πολλοί επαγγελματίες και πιθανότατα οφείλεται στο ότι δεν κάνετε αποτελεσματικά πολλαπλές εργασίες.
Το multitasking είναι μια δεξιότητα που, αν και χρήσιμη, τελικά μειώνει την παραγωγικότητα και αυξάνει την πιθανότητα ακριβούς ποιότητας στην απόδοση της εργασίας, με το 99% των περισπασμών στο χώρο εργασίας να αποδίδονται σε διακοπές, το 76% σε συναδέλφους, το 70% στο θόρυβο, το 69% σε ειδοποιήσεις smartphone και το 31% προέρχεται από email. Ο εγκέφαλος μπορεί να επεξεργαστεί τόσες πολλές ενέργειες, σύνθετες αποφάσεις και πληροφορίες ταυτόχρονα.
Ωστόσο, εξακολουθεί να είναι μια δεξιότητα που θεωρείται ιδιαίτερα σημαντική από τους εργοδότες ως πολύτιμη ικανότητα στον σύγχρονο χώρο εργασίας με γρήγορο ρυθμό, ειδικά εάν εργάζεστε σε διοικητικούς ή ηγετικούς ρόλους. Λοιπόν, πώς μπορείτε να επιτύχετε μια ισορροπία μεταξύ του multitasking και του να είστε αποτελεσματικοί στη μεγιστοποίηση της παραγωγικότητάς σας χωρίς να αισθάνεστε υπερβολικοί;
Το κλειδί εδώ είναι να μάθετε την τέχνη του εξειδικευμένου multitasking. Ένας ικανός multitasker κατανοεί και εξασκεί τις βασικές αρχές για την επίτευξη ισορροπίας, βελτιστοποιώντας παράλληλα τον περιορισμένο χρόνο της ημέρας του.
Ακολουθούν οκτώ από αυτές τις θεμελιώδεις πρακτικές που μπορείτε να αρχίσετε να ενσωματώνετε στην ημέρα σας:
1. Δώστε προτεραιότητα
Όταν βρίσκεστε αντιμέτωποι με μια κατάσταση που απαιτεί την προσοχή και την εστίασή σας να χωριστούν σε πολλαπλές λειτουργίες μέσα στην ίδια χρονική περίοδο, αποφασίστε πρώτα τι είναι πιο σημαντικό. Είναι πραγματικά απαραίτητο να απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να είστε παρόντες σε μια συνάντηση και να ενημερώνετε ένα ζωντανό υπολογιστικό φύλλο ταυτόχρονα; Μπορεί μία από αυτές τις εργασίες να περιμένει μέχρι να τελειώσει η σύσκεψη ή πρέπει πραγματικά να γίνει η συνάντηση; Μπορεί να αναμείνει για άλλη μια φορά ή να πραγματοποιηθεί μέσω αλληλογραφίας μέσω email; Απελευθερωθείτε από την πίεση να έχετε υπερβολικές επιδόσεις και κάντε τα πάντα ταυτόχρονα. Εστιάζοντας πρώτα σε αυτό που είναι πιο σημαντικό, οξύνετε την εστίασή σας και αποδίδετε καλύτερα σε αυτές ακριβώς τις εργασίες.
2. Πες Όχι
Ειδικά αν είστε πιο ευχάριστοι στους ανθρώπους, είναι εύκολο να πέσετε θύματα της συνήθειας της υπερβολικής δέσμευσης. Να είστε ρεαλιστές σχετικά με το τι μπορείτε να επιτύχετε μέσα σε μια δεδομένη περίοδο και μην φοβάστε να πείτε όχι σε έναν συνάδελφο ή να επεκτείνετε το αίτημά του σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
3. Κατανοήστε τα όριά σας
Η προηγούμενη εμπειρία σας θα έπρεπε να σας έχει διδάξει τι μπορείτε εύκολα να χειριστείτε ταυτόχρονα και τι θα ήταν λιγότερο διαχειρίσιμο. Χρησιμοποιήστε αυτήν την εμπειρία για να ενημερώνετε τις αποφάσεις σας καθημερινά καθώς εκτελείτε τις ευθύνες σας στην εργασία. Αντί να βλάψετε την υγεία σας και να μεταφέρετε την εργασία σας αργά το βράδυ, για παράδειγμα, σκεφτείτε να αναθέσετε μέρος της εργασίας σε άλλους στην ομάδα σας ή να ζητήσετε υποστήριξη από τον εργοδότη σας.
4. Εξαλείψτε τους περισπασμούς
Όπου είναι δυνατόν, απενεργοποιήστε τη συσκευή σας ή απενεργοποιήστε τους ήχους ειδοποιήσεων στον φορητό υπολογιστή σας, ώστε να μην παρασυρθείτε σε περιττές πολλαπλές εργασίες. Μπορείτε ακόμη και να ορίσετε ένα μήνυμα κατάστασης στο Teams, για παράδειγμα, να λέτε “Μην ενοχλείτε” που θα ειδοποιεί την ομάδα σας όποτε περνάει τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το όνομά σας ότι είστε απασχολημένοι και θα σας εμποδίζει να λαμβάνετε κλήσεις ή μηνύματα ενώ βρίσκεστε στο “Do Not Disturb. Εάν βρίσκεστε στο γραφείο και υπάρχει φλυαρία και ταραχή γύρω από τον χώρο εργασίας σας, μεταφέρετε τον χώρο εργασίας σας σε μια πιο ήσυχη περιοχή ή κλειστό θάλαμο, εάν αυτό είναι δυνατό.
5. Rule Of Bite-Size
Εάν πρέπει οπωσδήποτε να κάνετε πολλές εργασίες, κάντε ταχυδακτυλουργικά μόνο εργασίες που δεν απαιτούν πολλή προσπάθεια, προσοχή ή εστίαση. Οτιδήποτε περίπλοκο ή πιο χρονοβόρο θα πρέπει να αποφεύγεται καθώς θα είναι σχεδόν αδύνατο για τον εγκέφαλό σας να χωρέσει τόσες πολλές πληροφορίες ταυτόχρονα. Αν συνδυάσετε μικρότερες εργασίες μαζί, μπορεί να βρείτε μεγαλύτερη ανακούφιση και μια αίσθηση ολοκλήρωσης γνωρίζοντας ότι έχει γίνει περισσότερη δουλειά σε λιγότερο χρόνο.
6. Χρησιμοποιήστε Buffer Times
Γενικά, η εισαγωγή χρόνων buffer ως μίνι διαλείμματα κατά τη διάρκεια της ημέρας σας μπορεί να χρησιμεύσει ως ένας φανταστικός τρόπος για να αναζωογονηθείτε ενδιάμεσα στη δουλειά, να ανακτήσετε τη διαύγεια της εστίασής σας και να βελτιστοποιήσετε την απόδοσή σας ως αποτέλεσμα. Αυτό είναι ακόμη πιο σημαντικό όταν εργάζεστε σε έναν εξαιρετικά απαιτητικό ρόλο που απαιτεί εκτεταμένες πολλαπλές εργασίες, καθώς θα χρειαστείτε 10 έως 15 λεπτά ξεκουρασης αφού πιέσατε τον εγκέφαλό σας για να εκτελέσετε τόσο εντατική εργασία, πριν προχωρήσετε στο επόμενο στοιχείο στο ημερολόγιό σας.
7. Αλλάξτε σκοπό
Όταν χρειάζεται να στρέψετε την προσοχή σας σε άλλη εργασία, κάντε το με πρόθεση. Περιμένετε μέχρι να ολοκληρώσετε κάποια πτυχή του (ακόμα και αν δεν έχουν ολοκληρωθεί όλα) πριν προχωρήσετε σε άλλη ευθύνη. Διαφορετικά, μπορεί να νιώθετε ότι κάνετε τόσα πολλά αλλά παράγετε τόσο λίγα.
8. Διαχείριση χρόνου
Ξεκινήστε να μαθαίνετε και να εφαρμόζετε εργαλεία και τεχνικές διαχείρισης χρόνου για να βελτιώσετε την εστίασή σας και να ενισχύσετε την απόδοση της εργασίας σας. Μπορεί να βρείτε μερικές από τις μεθόδους που αναφέρονται στο παρακάτω άρθρο, “5 Στρατηγικές Διαχείρισης Χρόνου για Διευθυντές στο Χώρο Εργασίας”, χρήσιμες κατά την πλοήγηση στα καθήκοντά σας στη δουλειά σας.
Το multitasking είναι μια δεξιότητα που πρέπει να εξασκείται πολύ σπάνια στην εργασία. Ωστόσο, όταν απαιτείται, εάν το κάνετε με πρόθεση κατά την εφαρμογή των παραπάνω οκτώ στρατηγικών θα διασφαλίσετε ότι θα είστε σε θέση να κάνετε πολλές εργασίες χωρίς να αισθάνεστε στρεσαρισμένοι, απογοητευμένοι ή εξαντλημένοι.
ΠΗΓΗ: forbes.com
